Regulamin serwisu

Załącznik Nr 1 do Zarządzenia nr 17
Wójta Gminy Borki
z dnia 28 stycznia 2020 r.

REGULAMIN FUNKCJONOWANIA ELEKTRONICZNEGO SYSTEMU

PORTAL eNALEŻNOŚCI

Spis treści:

Postanowienia ogólne. 3

Definicje. 3

Cele. 4

Organizacja pracy i kierowania. 4

Zasady funkcjonowania. 5

Rejestracja konta Uczestnika . 5

Zasady korzystania z Portalu eNALEŻNOŚCI 6

Polityka prywatności 6

Globalna polityka prywatności 7

Zgoda Uczestnika. 7

Ograniczenia przetwarzania danych osobowych. 7

Zbieranie danych osobowych. 8

Udostępnianie danych osobowych. 8

Bezpieczeństwo danych osobowych. 9

Postanowienia ogólne

Niniejszy regulamin opisuje zasady korzystania z elektronicznego systemu e-należności

w Urzędzie Gminy w Borkach

Definicje

  • Adres elektroniczny  - oznaczenie systemu teleinformatycznego umożliwiające porozumiewanie się za pomocą środków komunikacji elektronicznej.
  • Portal – Portal e-Naleznosci.
  • Regulamin – niniejszy regulamin funkcjonowania Portalu.
  • Uczestnik – osoba, który dokona skutecznej Rejestracji.
  • Użytkownik – osoba, pracownik urzędu, która posiada niezbędne uprawnienia do zarządzania systemem.
  • Rejestracja – jednorazowa czynność faktyczna, polegająca na wypełnieniu formularza rejestracyjnego, wymagana dla uzyskania statusu Uczestnika
  • Łącze internetowe - dowolny rodzaj połączenia Uczestnika z systemem teleinformatycznym.
  • System – usługa polegająca na udostępnieniu danych i umożliwieniu                      ich wprowadzania przez Uczestników, dostępna poprzez przeglądarkę internetową.
  • System teleinformatyczny - zespół współpracujących ze sobą urządzeń informatycznych i oprogramowania zapewniający przetwarzanie i przechowywanie,
  • Środki komunikacji elektronicznej - rozwiązania techniczne, w tym urządzenia teleinformatyczne i współpracujące z nimi narzędzia programowe umożliwiające indywidualne porozumiewanie się na odległość przy wykorzystaniu transmisji danych między systemami teleinformatycznymi.
  • Świadczenie usług drogą elektroniczną - wykonanie usługi, które następuje przez wysyłanie i odbieranie danych za pomocą systemów teleinformatycznych,                ich przechowywanie i selekcjonowanie.
  • Urząd – urząd właściwy dla danej jednostki terytorialnej.
  • Jednostka organizacyjna – podległe Urzędowi jednostki realizujące jego zadania lub wspomagające Urząd w ich realizacji.
  • Uwierzytelnienie - potwierdzenie zadeklarowanej tożsamości obywatela.
  • ePUAP elektroniczna Platforma Usług Administracji Publicznej – ogólnopolska platforma teleinformatyczna służąca do komunikacji obywateli z jednostkami administracji publicznej w ujednolicony, standardowy sposób.
  • Profil zaufany - bezpłatna metoda potwierdzania tożsamości obywatela Polski
  • RODO - rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016 r.).
  • Dane osobowew rozumieniu art. 4 pkt 1 RODO oznaczają informacje
  • Bezpieczeństwo przetwarzania danych osobowych to zachowanie poufności, integralności, dostępności i rozliczalności danych osobowych, w tym zapewnienie poufności, integralności, dostępności i odporności systemów i usług przetwarzania. 
  • Przetwarzanie danych osobowych – w rozumieniu art. 4 pkt 2 RODO oznacza operację lub zestaw operacji wykonywanych na danych osobowych lub zestawach danych osobowych w sposób zautomatyzowany lub niezautomatyzowany, taką jak zbieranie, utrwalanie, organizowanie, porządkowanie, przechowywanie, adaptowanie lub modyfikowanie, pobieranie, przeglądanie, wykorzystywanie, ujawnianie poprzez przesłanie, rozpowszechnianie lub innego rodzaju udostępnianie, dopasowywanie lub łączenie, ograniczanie, usuwanie lub niszczenie.
  • Zgoda osoby, której dane dotyczą – w rozumieniu art. 4 pkt 11 RODO oznacza dobrowolne, konkretne, świadome i jednoznaczne okazanie woli, którym osoba, której dane dotyczą, w  formie oświadczenia lub wyraźnego działania potwierdzającego, przyzwala na przetwarzanie dotyczących jej danych osobowych.

Cele

Portal e-należności ma na celu wspieranie procesu komunikacji elektronicznej                        z interesantem, umożliwia przesyłanie informacji o stanie należności wobec Urzędu Gminy    z tytułu podatków i opłat z możliwością dokonywania płatności elektronicznych.

Organizacja pracy i kierowania

  1. Organizacja pracy na Portalu i kontrola wykonywania zadań odbywa się na podstawie uchwał i zarządzeń Urzędu.
  2. Przewiduje się trzy role użytkowników Portalu:
  1. Administrator lokalny;
  2. Urzędnik;
  3. Moderator.
  1. W szczególnym przypadku, wszystkie te role mogą być pełnione przez jedną osobę.
  2. Powołane osoby będą pełnić określone funkcje na podstawie upoważnienia wydanego przez kierownictwo Urzędu.

Zasady funkcjonowania

Portal funkcjonuje według następujących zasad:

  1. Portal zbudowany jest w oparciu o technologie webowe, co daje możliwość jednoczesnej pracy wielu użytkownikom w Urzędzie i nie wymaga żadnej instalacji    na stanowiskach pracy.
  2. Portal może być zainstalowany na lokalnym serwerze lub na zewnętrznym hostingu.
  3. Portal udostępnia świadczenie e-usług dla uprawnionych i zarejestrowanych mieszkańców.
  4. Wszystkie prace związane z zarządzaniem kontem Mieszkańca mają miejsce             w strefie prywatnej, dostępnej tylko dla zalogowanych Użytkowników Portalu.
  5. Korzystający z portalu mogą być tylko i wyłącznie osoby zarejestrowane w systemie. Rejestracja wiąże się z podaniem swoich danych osobowych uczestnika konsultacji, które są przechowywane w systemie. Wszystkie dane osobowe przechowywane są     w postaci zaszyfrowanej. System gwarantuje możliwość zmiany danych zarejestrowanego uczestnika w każdym momencie.
  6. Dostęp zainteresowanych osób do portalu eNALEŻNOŚCI:
    1. Dostęp do e-usług wymaga przede wszystkim rejestracji na Portalu                   i zalogowania się na Portalu przez zainteresowaną osobę;
    2. Urzędnik weryfikuje osobę, która dokonała rejestracji. Po pozytywnej weryfikacji osoba ma dostęp do swoich danych zamieszczonych na portalu;

Rejestracja konta Uczestnika

Rejestracja Uczestnika Portalu przebiega według następujących zasad:

  1. Mieszkaniec, który chce korzystać z portalu musi się zarejestrować na stronie.
  2. Wszystkie gromadzone na Portalu dane osobowe, są przechowywane w bazie          w postaci zaszyfrowanej.
  3. rejestracja polega na wypełnieniu formularza rejestracyjnego, w którym należy podać wymagane informacje;
  4. podanie danych osobowych jest dobrowolne, ale jest też konieczne, w przypadku chęci korzystania z informacji zamieszczonych na Portalu;
    1. zarejestrowane konto podlega dodatkowo autoryzacji przez Administratora lokalnego;
    2. zebrane w procesie rejestracji dane mogą zostać autoryzowane na Portalu automatycznie (jeżeli uczestnik potwierdzi swoje dane stosując profil zaufany stosowany na platformie ePUAP) lub ręcznie, przez pracownika Urzędu;
    3. dokonując rejestracji uczestnik z pełną identyfikacją przyjmuje do wiadomości  i akceptuje Regulamin oraz zobowiązuje się do jego przestrzegania, w szczególności do przestrzegania autorskich praw majątkowych oraz praw wynikających z rejestracji wynalazków, patentów, znaków towarowych, wzorów użytkowych i przemysłowych innych osób, a także do poszanowania dóbr osobistych osób trzecich i Urzędu oraz poszanowania dobrych obyczajów;

Zasady korzystania z Portalu eNALEŻNOŚCI

  1. Portal jest obsługiwany drogą elektroniczną przez Urząd Gminy w Borkach, mieszczący się na ul. Wojska Polskiego 41, 21-345 Borki.  Portal umożliwia Uczestnikom bezpłatny dostęp danych konta uczestnika, takich jak:
  2. Portal jest dostępny dla użytkowników publicznej sieci Internet.
  3. Podczas korzystania z Portalu zabrania się:

1)    rejestracji i funkcjonowania w systemie e-należności pod więcej niż jedną nazwą;

2)    używania środków, mechanizmów lub programów przy połączeniu się           ze stronami internetowymi Portalu, które mogą powodować problemy                    i zakłócenia w funkcjonowaniu stron, używania narzędzi, których efektem pracy byłoby nadmierne obciążenie zdolności technicznych serwera;

3)    niedopuszczalne jest umieszczanie wpisów mających charakter reklamowy/komercyjny.

Polityka prywatności

Właściciel Portalu szanuje prawa Uczestników do prywatności zamieszczanych treści. Właściciel Portalu uwzględniając charakter, zakres, kontekst i cele przetwarzania oraz ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych o różnym prawdopodobieństwie i wadze, wdrożył odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, aby przetwarzanie danych osobowych odbywało się zgodnie z RODO i aby móc to wykazać. Ochrona danych osobowych jest realizowana poprzez zabezpieczenia, których zastosowanie pozwala zapewnić poufność, integralność, dostępność oraz rozliczalność danych. Poniższa część Regulaminu określa, jakie informacje i dane umożliwiają (lub nie) identyfikację osób fizycznych, w jakich przypadkach i na jakich zasadach.

Globalna polityka prywatności

Ogólną zasadą Urzędu jest przestrzeganie wszelkich obowiązujących przepisów prawa dotyczących prywatności i ochrony danych osobowych. Przywiązujemy najwyższą wagę      do zyskania i utrzymania zaufania Uczestników, którzy przekazują nam swoje dane osobowe.

Zgoda Uczestnika

Korzystając z Portalu Uczestnik wyraża zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych w sposób wskazany w niniejszych zasadach oraz we wszelkich stosownych deklaracjach prywatności. Jeżeli użytkownik nie wyraża zgody na przetwarzanie swoich danych osobowych w sposób wskazany w niniejszych zasadach, zobowiązany jest powstrzymać się od korzystania z Portalu.

Ograniczenia przetwarzania danych osobowych 

W przypadku przetwarzania danych osobowych, Urząd zobowiązuje się:

1)    przekazać Uczestnikowi wszystkie niezbędne informacje wymagane na mocy              art. 13 ust. 1 i ust. 2 RODO;

2)    przetwarzać dane osobowe Uczestnika tylko za jego zgodą;

3)    nie wykorzystywać danych osobowych Uczestnika na potrzeby marketingu bezpośredniego bez umożliwienia Uczestnikowi podjęcia decyzji o „rezygnacji            z otrzymywania stosownych przesyłek”;

4)    zabezpieczyć dane osobowe przed przypadkowym lub niezgodnym z prawem zniszczeniem, utratą, modyfikacją, nieuprawnionym ujawnieniem lub nieuprawnionym dostępem do danych osobowych;

5)    że dane osobowe Uczestnika będą przetwarzane zgodnie z prawem, rzetelnie            i w sposób przejrzysty dla Uczestnika („zgodność z prawem, rzetelność                       i przejrzystość”);

6)    że dane osobowe Uczestnika będą zbierane w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach i nieprzetwarzane dalej w sposób niezgodny z tymi celami. Dalsze przetwarzanie do celów archiwalnych w interesie publicznym, do celów badań naukowych lub historycznych lub do celów statystycznych nie jest uznawane w myśl art. 89 ust. 1 RODO za niezgodne z pierwotnymi celami („ograniczenie celu”);

7)    że dane osobowe Uczestnika będą adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane („minimalizacja danych”);

8)    że dane osobowe Uczestnika będą prawidłowe i w razie potrzeby uaktualniane. Należy podjąć wszelkie rozsądne działania, aby dane osobowe, które są nieprawidłowe w świetle celów ich przetwarzania, zostały niezwłocznie usunięte lub sprostowane („prawidłowość”);

9)    że dane osobowe będą przechowywane w formie umożliwiającej identyfikację osoby, której dane dotyczą, przez okres nie dłuższy, niż jest to niezbędne do celów,              w których dane te są przetwarzane. Dane osobowe można przechowywać przez okres dłuższy, o ile będą one przetwarzane wyłącznie do celów archiwalnych            w interesie publicznym, do celów badań naukowych lub historycznych lub do celów statystycznych na mocy art. 89 ust. 1 RODO, z zastrzeżeniem, że wdrożone zostaną odpowiednie środki techniczne i organizacyjne wymagane na mocy RODO w celu ochrony praw i wolności osób, których dane dotyczą („ograniczenie przechowywania”);

10) że dane osobowe Uczestnika będą przetwarzane w sposób zapewniający odpowiednie bezpieczeństwo danych osobowych, w tym ochronę przed niedozwolonym lub niezgodnym z prawem przetwarzaniem oraz przypadkową utratą, zniszczeniem lub uszkodzeniem, za   pomocą odpowiednich środków technicznych lub organizacyjnych („integralność i poufność”).

Zbieranie danych osobowych

Kiedy Uczestnik uzyskuje dostęp i korzysta z Portalu, gromadzone są następujące dane        i zmiany:

1)    informacje przesyłane automatycznie przez przeglądarkę www użytkownika. Informacje zwykle obejmują adres IP dostawcy internetowego Uczestnika, nazwę systemu operacyjnego Uczestnika oraz nazwę i wersję przeglądarki. Zakres informacji zależy od ustawień przeglądarki www Uczestnika;

2)    informacje przekazywane przez przeglądarkę są zbierane w celach statystycznych oraz ułatwiają rozbudowę i modyfikację Portalu;

3)    Portal korzysta z sesyjnych cookies (ciasteczek). Cookie stosuje się w celu oznaczenia komputera Uczestnika wygenerowanym przez komputer jednoznacznym identyfikatorem podczas uzyskiwania dostępu do Portalu. W cookie przechowywane są informacje ułatwiające poruszanie się po serwisie, zapamiętujące ustawienia Uczestnika itp. Cookie nie identyfikuje Uczestnika i wygasa po zamknięciu przeglądarki. Elementy serwisu używają również „trwałych cookies”. Nie wygasają one z chwilą zamknięcia przeglądarki, pozostają w komputerze Uczestnika do czasu ich usunięcia. Nie mają one wpływu na funkcjonowanie komputera i przeglądarki,    nie są niebezpieczne, a programy antywirusowe nie interpretują ich jako zagrożenie;

4)    Jeżeli Uczestnik nie chce wykorzystywać cookies, może ustawić swą przeglądarkę   na ich odrzucanie lub każdorazowe zawiadamianie w przypadku zapisania cookie   na komputerze Uczestnika. Wyłączenie obsługi cookie przez przeglądarkę, wyłączy niektóre funkcje Portalu lub utrudni normalne z niej korzystanie;

5)    Urząd Gminy Borki  gromadzi informacje, które Uczestnik świadomie i dobrowolnie przekazuje podczas korzystania z serwisu. W wielu przypadkach informacje takie mają charakter danych osobowych;

6)    przekazane dane podczas rejestracji mogą być zaktualizowane. Każde konto założone podczas rejestracji może zostać trwale dezaktywowane.

Udostępnianie danych osobowych

Jakiekolwiek udostępnianie danych osobowych może odbywać się wyłącznie w trybie określonym obowiązującymi przepisami prawa, w tym zgodnie z RODO i ustawą z dnia       10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych. Dane udostępnia się na pisemny umotywowany wniosek, chyba, że przepisy szczególne stanowią inaczej. Dane osobowe Uczestnika mogą być przetwarzane przez osoby, którym zlecana jest realizacja usług wsparcia Portalu. Takie osoby są zobowiązane korzystać z danych osobowych, do jakich będą mieć dostęp, tylko w celu realizacji usług na rzecz Urzędu oraz zachować w tajemnicy dane osobowe Uczestników wraz ze sposobem ich zabezpieczenia.

Bezpieczeństwo danych osobowych

Dane osobowe Uczestników są przechowywane w bazach danych Urzędu lub bazach danych utrzymywanych przez wskazanych przez Urząd usługodawców. Dostęp do danych jest zabezpieczony odpowiednimi hasłami. Wszystkie dane osobowe oraz hasła Uczestników, podane podczas korzystania z Portalu, są zaszyfrowane. Oprogramowanie     nie pozwala na wyświetlanie hasła jawnym tekstem na monitorze komputera, jak również    na przechowywanie i zapisywanie hasła w postaci jawnego tekstu.